martes, 17 de abril de 2012

#Ofimatica - Porque usar #Excel

Siempre vemos que en las oficinas, las secretarias y demas usuarios con funciones distintas utilizan Microsoft Word para todo tipo de documentos incluso documentos con tablas financieras.

Desde un listado telefonico hasta una relacion parcial de una nomina. O incluso Facturas y conciliaciones de cuentas. Todo esto, con Microsoft Word! No tengo absolutamente nada en contra de Word, pero cada herramienta con cada uso por favor!

Me atrevi a preguntar las razones a algunos y estas fueron las respuestas:

  • Cuando llegue a este departamento el documento ya estaba en Word y ahi lo sigo trabajando
  • En Word me es mas facil darle formato.
  • El Jefe no sabe usar Excel
  • No se usar Excel.

Casi siempre, y no deberia ser, son los de IT quienes solamente saben usar Excel en la empresa, y a quienes se les pega asistir a los distintos departamentos en ciertos trabajos ofimaticos, terminando muchas veces en cargar al area de Helpdesk o DataWareHouse con inmensidad
menesteres ofimaticos.

Hay que romper el paradigma. A todo el mundo le dan excel cuando esta dando ofimatica, estudie lo que estudie. Y ademas, es Excel la mejor herramienta de la boilita del mundo para trabajar con documentos financieros, estadisticos, o cualquier documetnos que contenga datos cuantificables.

Asi que en este post me dedico a darles algunos tips de como arrancar a usar Excel, si es usted uno de los que siempre ha querido explotarlo pero que no cuenta con el tiempo de aprender a usarlo.

Este texto a continuacion es extraido del Blog de TechNet para AL y escrito por Divya Bahl, bloguera de ‘Her Campus’.

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No es tan intuitivo como un documento de Word, y no tan agradable estéticamente como una presentación de PowerPoint. Si eres más creativo que analítico, tal vez sientas que es tan seco y aburrido, completamente lleno de números que preferirías no ver.

Sin embargo, puedo confesarte que después de familiarizarte con él, es la mejor herramienta que tiene Microsoft Office – ¡Y extremadamente fácil de utilizar! Y aunque sé que preferirías estar en Pinterest en lugar de leer algo sobre Excel, te prometo que si acabas de leer esta publicación y te pones a jugar con Excel un rato, estarás contento de haberlo hecho.

¿Para qué puedo usar Excel?

¡Para todo! No sólo es para matemáticos o para proyectos de ciencias. Es excelente para todo lo que quieras poner en una lista. Cuando me mudé a Nueva York, una amiga creó una “Lista de Recomendaciones de Restaurantes”. Hay una pestaña para restaurantes y una para bares y cosas divertidas. La mejor parte – está categorizada por nombre, vecindario, tipo de cocina, ubicación, número telefónico y notas. Cada vez que queremos ir a un restaurante, abrimos su Excel y lo filtramos por vecindario. Es menos cansado que buscar en línea en ‘Yelp’ o en ‘MenuPages’ y mucho más personalizado.



 ¡Miles de restaurantes con toda la información que necesitamos! Y resalto en amarillo los que ya he visitado.


¡Filtrados por vecindario! Y aún más, podemos ir más lejos y filtrarlos por ‘tipo de cocina’… (Por ejemplo: Pizza en East Village)

¿Por qué debería usar Excel?

… cuando meto mis presupuestos y listas en un documento de Word o en un cuaderno de OneNote.

¡Porque Excel es el más eficiente!

Microsoft Office tiene incluso Excel Mobile, al que puedes acceder desde tu Windows Phone cuando estás en movimiento. Por esta razón, si tienes tu presupuesto mensual en Excel, lo puedes revisar en el momento que lo necesites. ¿No estás seguro de comprar esos pantalones en rebaja? Ingrésalos en tu presupuesto antes de comprarlos para ver si los puedes adquirir. (Ver ejemplo a continuación). También es excelente cuando planeas viajes grandes, como cuando quieres saber cuánto te costaría viajar al extranjero, o para hacer un presupuesto de vacaciones de verano. Te mantendrá súper organizado y te sentirás totalmente responsable y en control de tus finanzas y presupuestos.

 

 La formula automática que ingresas te dirá inmediatamente cuánto dinero te resta. ¡Es como una calculadora gigante!

…¡Pero no tengo idea de qué son todas las fórmulas!

Cierto, puede ser complicado dominar Excel y nadie quiere revisar completo Excel y leer todas las fórmulas. Pero para alguien que no va a utilizar funciones muy complicadas, hay algunas que necesitas conocer. Aquí te mostramos una pequeña ‘guía’:

· Para sumar cantidades

Escribe ‘=sum’ (y luego da clic en las celdas que quieres sumar. Una vez que las tienes todas, cierra la fórmula con un ‘)’


Restar – Escribe ‘=’ y da clic en la celda A – la celda B



 Filtrar – Selecciona tus categorías, y en la pestaña de ‘Inicio’, da clic en ‘Ordenar y Filtrar’ y luego en ‘Filtrar’. Ahora puedes filtrar fácilmente, digamos, para listar restaurantes por orden alfabético o precios de pantalones del más barato al más caro.
 
 
 Combinar – Selecciona las celdas y después, en la pestaña ‘Inicio’, da clic en ‘Combinar y Centrar’.
 









Otros clics rápidos – Los símbolos ‘$’, ‘%’ y la ‘coma’ en la pestaña de ‘Inicio’ te pueden ahorrar tiempo. Con un clic, puedes convertir cualquier número en porcentaje, o colocar comas en un número grande, o convertirlo en dólares. Por ejemplo, si quieres un número cerrado para el precio de una cena, puedes convertir $5,830.98 en $5,831 si das clic en el botón de ‘Disminuir decimales’.




 Ya sea que necesites realizar un presupuesto de tus ingresos o planear tus vacaciones, o incluso organizar tus colores favoritos de zapatos deportivos, Excel es el mejor producto de Microsoft Office para hacerlo. Es literalmente, una gran calculadora, y con su forma tan sencilla de filtrar, todo lo que necesitas para organizar tus restaurantes favoritos es dar un clic.

¿Utilizas Excel? ¿Lo vas a probar? ¿Cómo te facilita la vida Excel? Si no has tenido oportunidad de explorar Excel o cualquier otra aplicación de Office 2010, hazlo ahora gratis a través de Office Web Apps.

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 http://blogs.technet.com/b/microsoftlatam/archive/2012/04/17/excel-no-es-s-243-lo-para-geeks-tips-para-sacarle-el-mayor-provecho.aspx


Estos tips nos permiten arrancar con Excel rapidamente, sin ser gurus ni nada y mucho provecho que se le saca de esta manera, solo con estas pocas cositas.

Atrevete, practica estos tips. no te arrepentiras.


Espero les sirva de mucho.

Fuente: ELTECNIQUITO Labs / Microsoft TechNet Blog

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