sábado, 22 de noviembre de 2008

Whitepaper - Efecto Outlook en las empresas

Llamo Efecto Outlook a como se afectan las relaciones laborales dentro de una empresa al limitar toda la comunicacion al correo electronico interno. Sea Microsoft Outlook el que se use en tu empresa o cualquier otro Cliente de correo, el punto es el mismo.
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La ventaja del uso de correo electronico en las empresas se evidencia en la rapidez de la comunicacion y del registro automatico de tales comunicaciones, permitiendo asi constancia de lo dicho y la posibilidad de tener conversaciones y opiniones de varios sobre un mismo asunto.
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Ademas, por medio del correo interno, es posible concertar citas para reuniones de empresa, llevar una agenda detallada de actividades laborales y extra laborales, y un registro organizado e indexado de los contactos de personas y empresas.
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Mezclando todo esto en una sola solucion cliente/servidor se logra un control de las actividades de una empresa con funcionalidades conocidas como Work Flow.
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Una de las empresas desarrolladoras de soluciones de comunicaciones internas y externas de las empresas es Microsoft. Esta ha lanzado desde el año 2007 una solucion muy global llamada Microsoft Unified Communications (El termino Unified Communications es usando por otras empresas tambien) el cual pretende cumplir con estas tareas y muchas mas usando integracion de varias tecnologias.
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Ellos lo describen asi:
Microsoft Office Communications Server 2007 gestiona todas las comunicaciones en tiempo real (síncronas), como son la mensajería instantánea (IM), Voz sobre IP (VoIP), o conferencia de audio y vídeo. Funciona con los actuales sistemas de telecomunicaciones, de forma que las empresas pueden poner en marcha soluciones avanzadas de VoIP y conferencia sin tener que sustituir sus redes de telefonía actuales.
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Microsoft Office Communications Server 2007 permite también el control de presencia, una ventaja clave de las Comunicaciones Unificadas de Microsoft que permite unificar toda la información de contactos almacenada en el Directorio Activo e integrarla con los medios con los que las personas se comunican entre sí.
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Gracias al control de presencia usted puede comprobar con una mirada rápida si alguien está disponible y contactar con él con un solo clic utilizando mensajería instantánea, una llamada de teléfono o una videoconferencia.
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Algunas empresas han logrado desarrollar aplicaciones que se integran con los clientes de correo, usando los servidores de estos para asi simplificar otras tareas. Entre estas tareas encontramos los inventarios, CRM, RRHH, Dashboards financieros y de proyectos, Document sharing, y asi por el estilo.
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Pero con todo y lo util y practico que esto resulta, esta el peligro del efecto Outlook. Se trata del posible daño a las relaciones personales, al estas ser minimizadas por el correo interno. Este efecto cambia justo cuando la tecnologia interviene, puesto que antes del e-Mail, en las empresas se usaba y aun se usa la elaboracion de memos para la comunicacion.
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Un memorandum, u oficio, son documentos informativos que pueden comunicar el ingreso o egreso de alguien a la empresa, la realizacion de alguna actividad, el logro de algun objetivo, solicitudes de servicios internos y externos, etc. Sin embargo, por mas memos enviados o memos de respuesta redactados en una empresa, la comunicacion oral, sea presencial o telefonica nunca menguaba de la misma forma como con el correo electronico. Los memos serian simplemente el aspecto formal de un acuerdo ya comunicado de forma oral, al menos en la mayoria de los casos.
En el caso del correo electronico, se puede pensar que se aplicaria el mismo uso, pero en la practica, lo que se percibe es muy diferente.
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Buscando mas informacion sobre este fenomeno ELTECNIQUIO consulto a Ofelia Balderas Gallegos, Blogera, Fundadora de Punto Hispano y Sicologa, para que nos hablara sobre el tema.
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Ella nos informa lo siguiente:
"Creo que la interaccion se afecta, los mensajes de texto y los mails no son siempre tan claros, el tono de voz es muy importante, asi que pueden presentarse malinterpretaciones en esos mensajes. La ventaja claro, que la comunicacion es mas rapida y eso es lo que le interesa a las empresas. Pero siempre es bueno creo mediar tanto el beneficio tecnologico como nuestras relaciones laborales, precisamente para evitar malentendidos entre los trabajadores y porque la interaccion personal siempre es fundamental como los seres sociales que somos. Si creo que a la larga afecte si solo hacemos uso de la tecnologia, todo en exceso es malo, podemos tener lo mejor de las dos partes. En dado caso en una empresa seria bueno que tuvieran por lo menos una vez a la semana reuniones laborales y comentar sobre el trabajo, asi como de vez en cuando una convivencia social."
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Osea que en toda empresa o institucion debe haber espacio para el contacto fisico entre los involucrados para asi mantener el nivel social saludable. Si esto faltase, el medio laboral se afectaria notablemente, afectando la retencion de clientes y empleados, asi como la salud sicologica de estos ultimos, no garantizando mayor productividad. Tambien algo productivo es adquirir soluciones de comunicacion, como la descrita anteriormente, sea de Microsoft o de cualquier otra compañia, que ayude a mantener las comunicaciones en diferentes medios, incluyendo el oral.
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Que en todas las estrategias de negocios de las empresas, se mantenga e contacto calido, amable y los buenos espiritus, mediante la comunicacion presencial u al menos oral, y asi evitaremos la parte negativa del efecto Outlook.
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Fuente: ELTECNIQUITO/Microsoft
Agradecimientos:
Ofelia Balderas Gallegos

1 comentarios:

No habia tenido la oportunidad de leer esta entrada, pero me ha agradado mucho.

Buen fin de semana.

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